La gestión de inventarios es un proceso fundamental para cualquier negocio que administre productos físicos. Aquí la eficiencia tiene un impacto directo en la rentabilidad y la satisfacción del cliente. Para mejorar este proceso, es esencial contar con un Sistema de Gestión de Almacén efectivo. Un WMS es un software diseñado específicamente para optimizar la gestión de inventarios y mejorar la eficiencia en la cadena de suministro. Por eso, en este artículo te contaremos cómo esta herramienta puede convertirse en aliada para una mejor administración del inventario, teniendo en cuenta sus beneficios y funcionalidades.
Beneficios de un WMS
1. Mayor precisión en los seguimientos
Un sistema WMS se apoya de terminales de radio frecuencia para escanear códigos de barras y así capturar datos. Esto reduce significativamente los errores de entrada manual y garantiza la precisión de los registros de inventario. Al tener una visión precisa del inventario, las empresas pueden evitar problemas como excesos o faltantes, lo que a su vez reduce los costos asociados con el almacenamiento innecesario o las ventas perdidas debido a productos agotados.
2. Visibilidad y trazabilidad
Proporciona una visión completa y en tiempo real de la ubicación de cada producto en el almacén. Esto permite un seguimiento detallado de los movimientos de inventario, desde la recepción hasta el envío. La visibilidad y la trazabilidad mejoradas facilitan la identificación de cuellos de botella y la optimización de los flujos de trabajo. Además, en caso de realizar la logística inversa, un WMS puede rastrear fácilmente la información relevante y hace más sencillo el proceso.
3. Reducción de costos de almacenamiento
Al optimizar la gestión de inventarios con un WMS, las empresas pueden evitar el exceso de inventario. Esto ayuda a reducir los costos asociados con el espacio de almacenamiento adicional, la manipulación de productos y los riesgos de obsolescencia.
4. Mayor eficiencia operativa
Otro beneficio del sistema WMS es que mejora la eficiencia en las operaciones de almacén al optimizar los procesos de picking, packing y envío. Con funcionalidades como la asignación automática de tareas y la agrupación de pedidos se reduce el tiempo de espera y se minimizan los errores. Esto se traduce en una mayor productividad y una mejora en los tiempos de entrega, lo que a su vez mejora la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa.
Funcionalidades de un WMS
1. Recepción de mercancías
Una de las funciones del WMS es que permite registrar y verificar los productos entrantes, asegurando que los datos coincidan con los pedidos y generando etiquetas de identificación para su posterior ubicación. Al escanear los productos en el momento de la recepción, se actualizan automáticamente los registros de inventario, lo que proporciona una visión precisa y en tiempo real de los niveles de stock.
2. Ubicación de productos
Con un WMS es posible asignar ubicaciones específicas a cada producto en el almacén. Esto optimiza el espacio disponible y facilita la asignación rápida y precisa de los artículos cuando sea necesario. A través de estrategias de slotting un WMS ayuda a determinar la ubicación óptima de cada producto en función de factores como la rotación de inventario, la demanda prevista y las restricciones de almacenamiento.
3. Gestión de pedidos
Igualmente, el software permite gestionar múltiples pedidos y genera una visibilidad completa del almacén. Esto agiliza el proceso y reduce el riesgo de errores. Además, un WMS puede priorizar los pedidos en función de la fecha de entrega, la disponibilidad de inventario y otros criterios personalizados, lo que garantiza que los pedidos se procesen de manera eficiente y se cumplan los plazos acordados.
4. Control de inventario
Así mismo, el sistema proporciona un control en tiempo real del inventario. Esto implica realizar un seguimiento constante de los niveles de stock, la rotación de inventario y los productos obsoletos. Al generar informes y análisis precisos, un WMS ayuda a identificar patrones de demanda, tendencias estacionales desde la rotación de inventarios, sin embargo para esto hay sistemas espcializados. Esta información es valiosa para la toma de decisiones estratégicas, referentes a las ubicaciones de los productos, estrategia de reabastecimiento, entre otras.
El sistema de gestión de almacenes WMS desempeña diversas funciones clave en el flujo de operaciones de un Centro de Distribución (CEDI).
Algunos de los procesos principales de dicho flujo que el WMS administra son:
- Gestión de Inventario:
El WMS se encarga de mantener un registro actualizado y preciso de todos los productos en el almacén. Esto incluye la cantidad, ubicación y estado de cada artículo.
- Recepción de Mercancías:
El sistema ayuda en el proceso de recibir los productos que llegan al CEDI. Verifica las cantidades y la calidad de los artículos, y registra automáticamente la entrada en el inventario.
- Almacenamiento Eficiente:
El WMS optimiza la disposición de los productos en el almacén para maximizar el espacio y facilitar el acceso a los artículos de manera eficiente. Asigna ubicaciones adecuadas basadas en factores como la rotación y las características de los productos.
- Gestión de Pedidos:
El sistema organiza y gestiona los pedidos de los clientes. Asigna prioridades, recopila los artículos necesarios y asegura que se cumplan los plazos de entrega.
- Picking y Packing:
El WMS guía el proceso de recolección (picking) de los productos necesarios para cada pedido y luego facilita el empaquetado (packing) de manera óptima para garantizar la seguridad durante el transporte.
- Envío y Rastreo:
El sistema se puede integrar con tecnologías como TMS (Transportation Management System) quien es el encargado de definir las rutas de envío de los pedidos, generando etiquetas y documentación necesaria. Además, proporciona la capacidad de rastrear los envíos para mantener a los clientes informados sobre el estado de sus productos.
7. Gestión de Devoluciones:
En caso de devoluciones, el WMS verifica y hace ayuda a reintegrar los productos al inventario de manera adecuada.
8. Informes y Análisis:
El sistema genera informes y análisis sobre las operaciones del almacén, lo que permite a los administradores tomar decisiones informadas para mejorar la eficiencia y la calidad del servicio.
Gestionar eficientemente los inventarios es clave para un negocio que administre productos físicos. Un sistema WMS ofrece una amplia gama de beneficios y funcionalidades, como las que mencionamos anteriormente. Haciendo uso de ellas puedes optimizar tu negocio. Recuerda implementar un sistema WMS con una empresa de software sólida que garantice una herramienta de calidad y te brinde respaldo.